VIGIAO — Guide utilisateur

Sommaire

• 1. Premiers pas
• 2. La veille au quotidien
• 3. Créer et suivre une opportunité
• 4. Préparer la réponse
• 5. Le pilotage
• 6. Notifications et préférences
• 7. Sécurité du compte

Ce guide s'adresse à tous les utilisateurs de la plateforme VIGIAO : veille sur les marchés publics, gestion des opportunités, pilotage commercial et préparation des réponses.

1. Premiers pas

1.1 Se connecter

Votre compte est créé par l'administrateur de la plateforme : vous recevez votre adresse de connexion et un mot de passe initial. Il n'y a pas de création de compte en libre-service.

• Ouvrez l'adresse de la plateforme communiquée par votre organisation.
• Saisissez votre « E-mail » et votre « Mot de passe », puis cliquez sur « Se connecter ».
• La case « Se souvenir de moi » mémorise uniquement votre adresse e-mail sur ce navigateur, jamais votre mot de passe.

En cas de mot de passe oublié, contactez votre administrateur : il n'existe pas de réinitialisation en libre-service.

Connexion SSO entreprise. Si votre organisation a raccordé son annuaire (par exemple Microsoft Entra ID), un bouton « Connexion SSO entreprise » apparaît sous le formulaire. Saisissez votre e-mail professionnel : la plateforme reconnaît votre organisation et affiche « Continuer avec … ». Vous vous authentifiez alors auprès de votre fournisseur d'identité habituel, puis revenez automatiquement connecté dans VIGIAO.

Si la double authentification est active sur votre compte, une seconde étape s'affiche après le mot de passe : « Code de vérification ». Saisissez le code à 6 chiffres généré par votre application d'authentification, puis « Vérifier ». Si vous n'avez pas votre téléphone, cliquez sur « Utiliser un code de récupération » et saisissez l'un de vos codes de secours (voir la section 7, Sécurité du compte).

Si votre espace impose la double authentification et que vous ne l'avez pas encore activée, un message « Double authentification à activer » s'affiche après la connexion, avec un bouton « Activer » qui vous conduit à la page Sécurité. Activez-la sans tarder pour rester conforme à la politique de votre organisation.

1.2 S'orienter dans l'application

Le menu latéral donne accès aux sections principales :

• « Tableau de bord » : vue d'ensemble de votre espace.
• « Veille » : les analyses de votre veille, votre pipeline d'opportunités et les renouvellements à anticiper.
• « Pilotage » : les indicateurs de performance commerciale.
• « Mes Projets » : vos projets de réponse (mémoire technique, documents).
• La cloche « Notifications », en haut du menu.
• En bas du menu : le sélecteur d'entreprise (si vous appartenez à plusieurs espaces), le lien « Sécurité », votre rôle et le bouton « Se déconnecter ».

Selon votre rôle, certaines entrées supplémentaires apparaissent (« Base de Connaissance », « Paramètres » pour les administrateurs de l'espace).

2. La veille au quotidien

La page « Veille » regroupe « tout ce que votre veille a analysé, votre pipeline d'opportunités et les renouvellements de marchés à anticiper ». Elle comporte trois onglets : « Analyses », « Opportunités » et « Renouvellements ».

2.1 Les axes de veille

Votre veille est organisée en axes de veille : les thématiques de marchés surveillées pour votre organisation (par exemple « Prestations intellectuelles » ou « Fournitures courantes »). Les axes sont configurés avec l'équipe VIGIAO. Dans l'application, ils apparaissent comme étiquettes sur les analyses et les opportunités, et servent de filtre (« Tous les axes » puis un choix par axe).

2.2 L'onglet « Analyses »

Chaque marché détecté par votre veille est analysé et noté. L'onglet « Analyses » les présente en tableau : « Marché », « Axe », « Note d'adéquation », « Analysé le », « Actions ».

La note d'adéquation et la classe de pertinence. Chaque analyse porte une note sur 20 et une classe :

• « Pertinent » (vert) : le marché correspond à votre activité, il mérite votre attention ;
• « Non pertinent » (ambre) : le marché est proche mais l'analyse conclut qu'il ne vous correspond pas ;
• « Hors cible » (gris) : le marché sort de votre périmètre de veille.

Les filtres multicritères, combinables et conservés dans l'adresse de la page (partageable en interne) :

• recherche libre « Rechercher un marché, un acheteur… » ;
• filtre par axe de veille ;
• filtre par pertinence : « Toutes pertinences », « Pertinent », « Non pertinent », « Hors cible » ;
• période : « 3 derniers mois », « 12 derniers mois » (par défaut), « 24 derniers mois », « Toute la période ».

Les actions sur chaque ligne :

• « Voir le DCE » : ouvre le dossier de consultation sur la plateforme d'origine, quand il est disponible ;
• « Créer l'opportunité » : fait entrer le marché dans votre pipeline (voir section suivante). Le bouton devient ensuite « Voir l'opportunité ». Si un collègue a déjà créé l'opportunité pour cette analyse, vous êtes dirigé vers la fiche existante : une même analyse ne produit jamais deux opportunités.

2.3 L'onglet « Renouvellements »

Cet onglet anticipe les marchés existants qui arrivent à échéance et seront vraisemblablement remis en concurrence. L'« échéance théorique » est calculée ainsi : attribution + durée du marché, affinée par les signaux de reconduction.

Le tableau affiche : « Marché », « Attributaire actuel », « Montant passé », « Durée », « Échéance théorique », « Reconductible », « Action ». Le filtre « Horizon » couvre 6, 12 (par défaut) ou 24 mois. La colonne « Reconductible » indique « Oui », « Non » ou « Inconnu », avec un niveau de confiance (haute, moyenne, faible).

L'action « Créer l'opportunité » crée une opportunité pré-remplie, marquée comme renouvellement, avec l'attributaire et le montant précédents : de quoi préparer votre offre en avance sur la publication.

3. Créer et suivre une opportunité

Une opportunité est un marché sur lequel votre organisation envisage de se positionner. Elle vit dans un pipeline, de l'analyse initiale jusqu'au résultat.

3.1 Trois façons de créer une opportunité

• Depuis une analyse (« Détectée par votre veille ») : bouton « Créer l'opportunité » de l'onglet Analyses — titre, acheteur, note et axe sont repris automatiquement.
• Depuis un renouvellement (« Anticipée depuis un renouvellement ») : bouton de l'onglet Renouvellements.
• Manuellement (« Créée manuellement ») : bouton « Nouvelle opportunité » de l'onglet Opportunités. Le formulaire demande un « Titre » (obligatoire), l'« Acheteur », le « Montant estimé (€ HT) », l'« Échéance » et l'« Axe de veille » éventuel.

Toute nouvelle opportunité entre dans le pipeline au statut « En analyse », qualifiée comme retenue.

3.2 Le pipeline et le sens de chaque statut

Les enchaînements suivent le cycle réel d'une consultation : « En analyse » → « Go » ou « No-Go » ; « Go » → « En réponse » (ou « No-Go ») ; « En réponse » → « Déposée » (ou « No-Go ») ; « Déposée » → « Gagnée », « Perdue » ou « Sans suite ». Tout autre saut est refusé (« Transition non autorisée »).

Au passage en « Gagnée », « Perdue » ou « Sans suite », la fenêtre « Enregistrer le résultat » s'ouvre : « Issue », « Attributaire », « Montant (€ HT) », « Causes principales » (« Prix », « Valeur technique », « Références », « Délais », « RSE », « Autre ») et « Analyse » libre. Ces informations alimentent le Pilotage. La correction d'un résultat enregistré à tort (retour vers « Déposée ») est réservée aux profils Manager et plus.

3.3 Vue kanban et vue liste

L'onglet « Opportunités » propose deux vues, au choix :

• Le kanban : six colonnes — « En analyse », « Go », « En réponse », « Déposée », « Gagnée », « Perdue » — avec, pour chacune, le nombre d'opportunités et le total des montants estimés. Les cartes se déplacent par glisser-déposer, dans le respect des enchaînements autorisés. Chaque carte affiche un compte à rebours « J-N » vers l'échéance.
• La liste : colonnes « Opportunité », « Axe », « Note », « Montant », « Échéance », « Statut », « Assigné », triables par date de création, note ou échéance.

Les opportunités « No-Go », « Sans suite » et écartées ne figurent pas dans les colonnes du kanban : elles restent accessibles par le filtre « Vue du pipeline » (« Pipeline actif », « No-Go », « Écartées », « Sans suite »). Les autres filtres : « Mes AOP » (les vôtres uniquement), « Filtrer par collaborateur », « Filtrer par axe » et la recherche libre.

3.4 Assignation

Chaque opportunité peut être confiée à un responsable via le sélecteur « Assigné à » de la fiche. La personne assignée reçoit une notification « Nouvelle assignation ».

• Les profils Manager, Administrateur et Propriétaire assignent n'importe quel membre de l'espace.
• Un profil Contributeur peut uniquement se saisir d'une opportunité non assignée (auto-assignation) et se désassigner lui-même.

3.5 Commentaires et mentions

La carte « Commentaires » de la fiche permet de collaborer :

• rédigez votre message et cliquez sur « Envoyer » (Entrée envoie, Maj+Entrée passe à la ligne) ;
• le bouton @ insère une mention : choisissez un collaborateur dans la liste, il sera notifié « Vous avez été mentionné » ;
• le créateur et le responsable assigné de l'opportunité sont automatiquement prévenus de tout nouveau commentaire ;
• un commentaire peut être supprimé par son auteur, ou par un profil Manager et plus.

3.6 Écarter ou retenir

« Écarter » sort une opportunité des vues actives sans la compter comme perdue : c'est le bon geste pour un marché finalement hors sujet, par opposition au « No-Go » qui est une vraie décision de renoncement. Un « Motif » peut être saisi. Une opportunité écartée reste consultable via le filtre « Écartées » et peut être « Retenue » à nouveau à tout moment. Les opportunités écartées sont exclues de toutes les statistiques du Pilotage.

Écarter ou retenir est possible pour les profils Manager et plus, ainsi que pour le créateur ou le responsable assigné de l'opportunité.

3.7 Partager une opportunité

Le bouton « Partager » de la fiche adresse l'opportunité à un collaborateur de votre espace : « Le collaborateur choisi recevra une notification. » Le partage est interne à l'espace de travail.

4. Préparer la réponse

4.1 Lier l'opportunité à un projet de réponse

Depuis la fiche opportunité :

• « Préparer ma réponse » crée un nouveau projet de réponse directement relié à l'opportunité ;
• « Lier à un projet existant » rattache un projet déjà créé (un projet de réponse ne peut être lié qu'à une seule opportunité) ;
• une fois le lien établi, « Ouvrir le projet de réponse » mène au projet en un clic.

4.2 Le module réponse en bref

Le module « Mes Projets » accompagne la construction de la réponse, en quatre étapes : « Documents », « Analyse », « Plan », « Génération ».

• Documents : déposez le dossier de consultation (DCE).
• Analyse : la plateforme analyse le marché — exigences, points de vigilance, budget et durée.
• Plan : le plan du mémoire technique est proposé puis validé par vos soins.
• Génération : le mémoire technique est produit, section par section, puis retravaillé dans l'éditeur collaboratif.

La fiche projet regroupe ensuite l'ensemble du travail : pièces du marché, documents à compléter, exigences, mémoire technique, tâches, exports. Un « Assistant IA » répond à vos questions sur les documents du dossier (« Posez une question… ») en citant ses sources.

5. Le pilotage

La page « Pilotage » mesure « la performance de votre pipeline, de la création d'opportunité au résultat ». La « Période analysée » est réglable : 3, 6, 12 (par défaut) ou 24 derniers mois. Survolez chaque indicateur pour lire sa définition exacte.

Règle générale : les opportunités écartées sont exclues de tous les indicateurs. Seules les opportunités retenues comptent, partout.

5.1 Les indicateurs

• « Opportunités créées » : opportunités créées sur la période.
• « Go » : opportunités passées au moins une fois au statut « Go » sur la période (avec le pourcentage par rapport aux créées).
• « Réponses déposées » : opportunités passées au moins une fois au statut « Déposée » sur la période (avec le pourcentage par rapport aux Go).
• « Winrate » : la part des réponses déposées effectivement gagnées. Le calcul suit la cohorte des dépôts : parmi les opportunités déposées sur la période, celles dont l'issue finale est « Gagnée » — même si la décision de l'acheteur intervient après la fin de la période. Le taux est donc toujours compris entre 0 et 100 %, et il ne mélange jamais des dépôts et des victoires de générations différentes.

5.2 Les graphiques

• « Volumes mensuels — créées et déposées » : les deux courbes mois par mois.
• « Funnel de transformation » : « Créées » → « Go » → « Déposées » → « Gagnées », avec le taux de passage de chaque étape par rapport à la précédente.
• « Opportunités par acheteur (top) » : vos cinq premiers acheteurs, puis « Autres » ; les opportunités sans acheteur renseigné forment une ligne « Sans acheteur » distincte.
• « Gagnées / perdues par trimestre » : chaque résultat est daté de son enregistrement ; une correction de résultat retire l'opportunité des décomptes jusqu'à la nouvelle clôture.

5.3 L'historique et l'export CSV

La table « Historique des consultations gagnées / perdues » liste les résultats de la période : « Consultation », « Résultat », « Montant », « Causes », « Date ».

Le bouton « Export CSV » télécharge cet historique dans un fichier prêt pour Excel ou votre outil décisionnel (séparateur point-virgule, accents préservés), avec les colonnes : identifiant, titre, acheteur, résultat, montant, causes et date.

6. Notifications et préférences

6.1 La cloche de notifications

La cloche « Notifications » du menu latéral porte le compteur de non-lues. Le panneau liste vos notifications ; cliquer sur l'une d'elles la marque lue et ouvre l'opportunité concernée. « Tout marquer lu » vide le compteur ; « Préférences » ouvre vos réglages.

Six événements peuvent vous notifier :

Vous « suivez » une opportunité lorsque vous l'avez créée ou qu'elle vous est assignée. Vos propres actions ne vous notifient jamais.

6.2 La page « Préférences d'alertes »

Vos réglages sont personnels : « chaque collaborateur choisit ses canaux sans impacter les autres ». Pour chaque type d'événement, vous réglez :

• le canal « In-app » : interrupteur activé/désactivé ;
• le canal « E-mail » : « Immédiat », « Résumé quotidien », « Résumé hebdomadaire » ou « Jamais ».

Cliquez sur « Enregistrer mes préférences » pour valider. Note : « Le relais e-mail arrive prochainement — vos choix sont déjà enregistrés » ; en attendant, les notifications sont délivrées dans l'application.

7. Sécurité du compte

La page « Sécurité » (lien en bas du menu latéral) gère la double authentification (MFA) de votre compte. Elle est accessible à tous les profils.

7.1 Activer la double authentification

Munissez-vous d'une application d'authentification (Google Authenticator, Microsoft Authenticator, Aegis…).

• Cliquez sur « Commencer l'activation ».
• Appairez votre application : copiez la « Clé secrète » affichée et ajoutez-la dans votre application (ou utilisez le « Lien otpauth » si votre application l'accepte).
• Saisissez le code à 6 chiffres généré par l'application, puis « Activer ».
• Enregistrez vos 10 codes de récupération. Ils s'affichent une seule fois : « Conservez ces codes en lieu sûr : ils ne seront plus jamais affichés. » Chaque code n'est utilisable qu'une seule fois. Utilisez « Copier les codes », rangez-les dans votre gestionnaire de mots de passe, puis confirmez « J'ai enregistré mes codes ».

À partir de là, chaque connexion demande votre mot de passe puis un code à 6 chiffres.

7.2 Se connecter avec un code de récupération

Si vous n'avez plus accès à votre application d'authentification, choisissez « Utiliser un code de récupération » à l'étape de vérification et saisissez l'un de vos codes de secours. Chaque code est à usage unique ; la page Sécurité affiche le nombre de « Codes de récupération restants ». Après cinq codes invalides, la vérification est bloquée une minute.

7.3 Désactiver ou renouveler

• Désactiver : dans la carte « Désactiver la double authentification », saisissez un code à 6 chiffres valide (ou un code de récupération), puis « Désactiver ». La preuve du second facteur est exigée : personne ne peut le désactiver sans lui.
• Obtenir de nouveaux codes de récupération : désactivez puis réactivez la double authentification ; une nouvelle série de 10 codes est générée à l'activation.

7.4 Si votre espace impose la double authentification

Certaines organisations rendent la double authentification obligatoire. Dans ce cas, tant qu'elle n'est pas active sur votre compte, un rappel s'affiche à chaque connexion et la page Sécurité porte le bandeau : « Votre espace impose la double authentification — activez-la ci-dessous pour rester conforme à la politique de sécurité. »